Salam sahabatku,
Demam bola sudah bermula… Tapi saya bukanlah nak bercerita tentang bola. Cuma ingin kongsikan tips ringkas ini buat tatapan pembaca setia blog ini.
Kepada rakan-rakan yang sering menjalankan kursus, saya ingin kongsikan beberapa tips menjalankan kursus yang profesional. Ianya tidak sukar untuk diamalkan. Yang penting jangan abaikan perkara-perkara ini walaupun ianya nampak remeh. Kerana ia boleh membantu menambahkan kualiti perkhidmatan anda.
Tips ini saya kongsikan berdasarkan pengalaman saya menjalankan pelbagai kursus sejak 3 tahun lalu. Termasuk menyediakan kemudahan training kepada banyak organisasi dan individu. Anda boleh lihat foto-foto album training di bawah ini:
Alhamdulillah sepanjang saya menjalankan kursus, para peserta mahupun pelanggan-pelanggan saya berpuashati dengannya. (Ini berdasarkan pada borang maklumbalas yang dijawab oleh peserta sebaik sahaja tamat kursus.
Tips ini merangkumi persediaan awal sebelum hari kursus sehinggalah ke hari kursus.
1- Rancang dengan rapi agenda kursus anda.
Nyatakan kepada peserta beberapa hari sebelum tarikh kursus, aturcara dan agenda kursus. Anda boleh emelkan maklumat tersebut.
Untuk memudahkan notis diterima, hantarkan juga SMS kepada para peserta menyatakan anda ada menghantar emel kepada mereka berhubung perkara itu dan meminta mereka membacanya.
Jangan hantar notis terlalu lewat (paling lewat 3 hari sebelum tarikh kursus) kerana berkemungkinan ada peserta yang telah bertolak ke lokasi kursus anda dan mungkin mereka sukar untuk membuka emel.
Di dalam emel tersebut anda berikan peta lokasi kursus anda. Ini bagi memudahkan mereka mencari lokasi kursus anda. Tidaklah mereka tersesat jalan yang akibatnya akan mengganggu talian telefon anda semasa anda sedang bersiap sedia untuk memulakan kursus. Paling mudah, anda boleh berikan nombor telefon urusetia untuk mereka hubungi jika mereka tersesat jalan. Bermakna mereka tak perlu menelefon anda.
Nyatakan waktu yang mereka perlu sampai ditempat kursus. Nyatakan juga waktu pendaftaran semasa hari kursus (jika ada) dan apa yang perlu mereka lakukan selepas itu.
Contohnya, “anda perlu mendaftar di kaunter pendaftaran mulai jam 8.30 pagi. Dan selepas itu anda boleh menempah tempat di dalam bilik kursus. Sarapan pagi ada disediakan sebelum kursus bermula.”
2- Nyatakan anda akan memulakan kursus tepat pada masanya tanpa menunggu sesiapa pun yang belum hadir.
Ini sangat penting kerana masa kursus adalah milik anda sepenuhnya. Anda perlu memastikan kandungan kursus dapat disampaikan sepenuhnya kepada peserta. Itu janji anda! Oleh itu anda tidak perlu menangguhkan masa untuk memulakan kursus semata-mata menunggu peserta yang belum hadir.
Cara ini dapat meyakinkan para peserta anda bahawa kursus anda akan bermula tepat pada masanya seperti yang tertera di dalam jadual kursus yang telah anda berikan. Ini juga sebagai menghormati peserta lain yang telah tiba tepat pada masanya.
Apa perasaan anda jika pengendali kursus masih tidak memulakan kursus sehingga 30 minit?… dengan alasan “kita tunggu beberapa orang lagi yang belum datang ya…” Sedangkan anda juga telah bersusah payah datang tepat pada masanya.
Namun, sebaiknya notis ini perlu anda maklumkan kepada peserta sebelum hari kursus. Atau di dalam iklan kursus anda.
Ini juga boleh membantu meningkatkan keyakinan bakal peserta untuk datang ke kursus anda. Ia menunjukkan anda memang mengambil berat kursus yang akan anda anjurkan. Mereka pula sudah tentu bersedia dengan keadaan ini. Jadi, kedua-dua pihak jelas dengan keadaan ini. Dan mereka tidak boleh menyalahkan anda nanti.
3- Pastikan kemudahan dan keadaan tempat kursus sebelum hari kursus.
Paling baik adalah sehari sebelum hari kursus. Ini bagi memastikan keadaan terakhir sebelum hari kursus adalah sama seperti keadaan pada hari kursus. Anda perlulah memeriksa kemudahan kursus ada secukupnya, peralatan kursus berfungsi sepenuhnya.
Oleh itu anda perlu membuat ujian terhadap semua peralatan kursus yang akan anda gunakan.
Jangan sesekali anda baru nak mencubanya pada waktu pagi sebelum kursus bermula kerana sebarang kemungkinan boleh berlaku yang akan menjejaskan mood peserta dan anda juga (kecuali anda telah biasa dengan keadaan dan tempat tersebut kerana telah beberapa kali menggunakan kemudahannya).
Sebarang masalah kursus pada saat akhir menunjukkan anda tidak bersedia dengan kursus yang anda anjurkan.
4- Keterampilan anda sebagai Pengajar / Trainer / Fasilitator
Keterampilan anda perlu disesuaikan dengan jenis kursus yang anda jalankan. Jika kursus-kursus profesional, maka anda perlulah memakai pakaian yang profesional seperti berbaju kot, bertali leher dan sebagainya. Keterampilan anda penting untuk memberikan keyakinan kepada peserta apabila melihat anda buat pertama kalinya.
5- Kedudukan anda sebagai trainer / fasilitator
Kedudukan anda di dalam bilik kursus juga memainkan peranan penting bagi memudahkan peserta menerima mesej anda dengan berkesan. Teknik ini sebenarnya ada diajarkan di dalam skill persembahan hebat dan menawan (jika anda pergi ke kursus ini)
Saya ingin kongsikan tipsnya: Jika anda berada di hadapan dan menjalankan kursus yang memerlukan anda menggunakan slide, maka sisi bahu kiri anda seharusnya berada di sebelah skrin projektor anda. Dengan kata lain, anda berada di sebelah kiri skrin slide anda.
Ini akan memberikan keselesaan kepada peserta melihat anda sepanjang hari kursus semasa anda membuat presentation dan membaca bahan presentation anda di skrin projektor.
Secara asasnya mata kita akan membaca dari kiri ke kanan … jadi anda perlu berada di sebelah kiri pada pandangan mata peserta dan akan terus membaca bahan presentation di skrin sebelah anda.
6- Yuran Kursus – Bayar penuh sebelum hadir.
Perkara ini sangat penting. Semua kursus yang saya anjurkan akan saya tetapkan syarat ini. Bermakna tiada istilah booking tempat untuk datang ke kursus sebelum membuat bayaran penuh.
Tujuannya supaya ia dapat memastikan peserta yang akan hadir memang benar-benar hadir. Anda juga boleh menetapkan syarat sekiranya gagal hadir yuran akan lupus (gagal hadir tanpa notis untuk tempoh beberapa hari sebelum hari kursus).
Klunya di sini peserta yang telah membayar penuh yuran kursus sudah pasti komitment mereka 100% akan hadir. Jadi peratus untuk peserta anda sewenang-wenangnya tidak hadir sangatlah tipis.
Secara tidak langsung, ini dapat mengelakkan bebanan kos anda. Sudah tentu anda telah membuat tempahan awal dari segi makan & minum, sewaan bilik training dan kemudahan lain mengikut bilangan peserta pada hotel atau training center.
Jadi, adalah sangat merugikan jika anda telah menempah untuk sesuatu jumlah tertentu sedangkan peserta yang hadir pada hari kursus tidak 100%.
Selalunya tempat training / seminar (samada hotel atau training center) akan mengenakan caj mengikut persetujuan awal untuk jumlah bilangan peserta yang anda telah tempah dan mereka akan mengenakan caj yang tetap pada jumlah tersebut kerana mereka juga perlu membuat persediaan awal terhadap jumlah peserta anda.
Jadi, dengan mewajibkan kaedah bayaran penuh sebelum hari kursus, risiko seperti di atas dapat dielakkan.
7- Pilih tempat kursus yang sesuai.
Anda boleh memilih samada hotel atau mana-mana pusat latihan yang difikirkan sesuai.
Tentunya semua aspek perlu dinilai seperti kemudahan yang ditawarkan, lokasi yang mudah dikunjungi, tempat yang selesa, bersih, nyaman, kos yang berpatutan, makanan yang bersesuaian dan sebagainya.
Sekiranya kombinasi ini dapat digabungkan dengan baik, maka kursus yang anda jalankan pasti akan mendapat pujian.
Walaupun kadar yuran kursus yang anda kenakan adalah subjektif (mungkin ada yang kata mahal, murah dan sebagainya) tetapi jika peserta merasakan mereka dilayan dengan profesional pasti mereka akan tersenyum dan senang dengan kursus yang mereka hadiri.
Dan pastinya mereka akan rekomen kepada rakan-rakan mereka yang lain pula. Tahukah anda?… rekomen pada rakan adalah marketing paling berkesan & tiada kos pula yang anda perlu belanjakan…
Sekian sahaja tips daripada saya. Ringkas jer… cukuplah setakat ini dahulu nanti panjang berjela-jela letih pula nak membacanya. Semoga perkongsian ini bermanfaat.
Saya ada satu lagi tips tambahan!
… untuk mencari Training Center yang selesa dan profesional, klik di sini.
